Druckkosten berechnen und nachhaltig senken

Der Drucker arbeitet ohne Pause, Sie kaufen Papier, Patronen sowie weiteres Zubehör und die Druckkosten steigen in die Höhe. Natürlich möchten Sie Ihre Ausgaben so gering wie möglich halten, aber dennoch nicht auf die Nutzung des Druckers verzichten. Meistens ist es gar nicht so einfach zu bestimmen, wie viel Geld eine Seite kostet, wie sich die Kosten zusammensetzen und welche Einstellungen dazu führen können, dass sich die Kosten beim Drucken erhöhen.

Viele Faktoren spielen bei den Druckkosten eine wichtige Rolle: Das Gerät, das Motiv, der Stromverbrauch, die Kosten für Tinte sowie weiteres Verbrauchsmaterial und vieles mehr. Deshalb können Sie nicht ohne vorherige Berechnung sagen, welche Kosten Ihr Drucker im Monat oder an einem Tag verursacht. Daher sind weitere Schritte notwendig.

Inhaltsverzeichnis

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1. Von welchen Faktoren sind die Druckkosten abhängig?

Beim Druckerkauf sollten Sie nicht nur auf den Preis des Geräts, sondern auch auf die Folgekosten achten, damit sich ein vermeintlich günstiger Drucker am Ende nicht als Kostenfalle herausstellt. Am wichtigsten ist dabei zu beachten, wie häufig und wie viel Sie drucken möchten. Sie sollten Ihr tägliches Druckverhalten durchschnittlich aufs Jahr übertragen und überschlagen, wie viele Tintenpatronen oder Tonerkartuschen Sie insgesamt benötigen. Denn dies können Sie dann nicht nur mit anderen Druckern vergleichen, sondern auch die Druckkosten pro Seite errechnen.

Ein Vergleich der Druckkosten hilft Ihnen außerdem dabei, den Drucker für Ihr Druckverhalten zu finden, der genau zu Ihnen passt. Wichtig ist also nicht nur, dass das passende Gerät in der Anschaffung wenig kostet, sondern dass der Drucker niedrige Druckkosten erzeugt; vor allem, wenn Sie viel drucken. Nutzen Sie den Drucker dagegen selten, können Sie sich auch für ein günstigeres Modell entscheiden, bei welchem die Patronen oder Kartuschen etwas mehr kosten. Bei einem Tintenstrahldrucker sollten Sie darauf achten, dass die Tinte nicht wegen seltener Nutzung eintrocknet und aus diesem Grund eine regelmäßige Reinigung vornehmen, auch wenn diese zusätzliche Kosten verursachen kann.

Wie Sie sehen, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle, die vor dem Druckerkauf zu berücksichtigen sind. Wichtig ist aber nicht nur, dass Sie für Drucker und Verbrauchsmaterial nicht zu viel Geld ausgeben, sondern dass Sie trotz geringer Kosten die Druckqualität überzeugt. Besonders günstige Druckkosten bei einem Tintenstrahl- oder Farblaserdrucker können sich letztendlich unter Umständen in einer schlechteren Qualität der Ausdrucke wiederspiegeln.

Für nachhaltig geringe Druckkosten ist es ratsam, wenn Sie für Ihren Laserdrucker nicht zu originalen, sondern zu kompatiblen Tonerkartuschen greifen, die von alternativen Herstellern produziert wurden und teils sogar eine wesentlich höhere Füllmenge aufweisen. Wenn Sie viel drucken, senken Sie Ihre Druckkosten damit enorm. Hierbei werden nicht selten auch recycelte Originale angeboten, welche mit frischem Tonerpulver wieder befüllt wurden. Wichtig dabei ist, das Pulver bzw. den feinen Tonerstaub nicht in großen Mengen einzuatmen! Ein Vorteil der recycelten Kartuschen ist einerseits die geringere Menge an natürlichen Ressourcen, die verwendet werden müssen und andererseits die Schonung der Umwelt durch weniger Müll in Form neuer Tonerkartuschen.


Vor allem Vieldrucker benötigen häufig frisches Verbrauchsmaterial für den Drucker, sodass die Druckkosten diesbezüglich schnell in die Höhe steigen können. Kompatible Toner und Druckerpatronen können hier bereits Abhilfe schaffen, ohne dass Sie dabei auf eine gewohnt hohe Qualität Ihrer Ausdrucke verzichten müssen.

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2. Die indirekten Aspekte für die Druckkosten

Einer der wichtigsten Aspekte für die Berücksichtigung der Druckkosten ist, wie hoch Ihr individuelles Druckvolumen ist. Das bedeutet, wie viele Seiten Sie pro Tag Sie ausdrucken. Sollten Sie durchschnittlich alle zwei Tage eine Seite ausdrucken, kommen Sie auf ein Volumen von 500 Seiten in drei Jahren, was Sie eher zu einem Wenigdrucker macht. In einem kleinen Büro sieht dies allerdings meist ganz anders aus. Schnell kann eine Druckaufkommen von bis zu 50.000 Seiten in drei Jahren entstehen. Hierbei liegt die tägliche Grenze bei 45 Seiten. Dabei schnellen die Kosten für Verbrauchsmaterialien schnell in die Höhe.

Je nach Gerät wie Farblaserdrucker, Tintenstrahldrucker oder Multifunktionsdrucker kommen andere Verbrauchsmaterialien zum Einsatz. Diese haben wiederum unterschiedliche Preise auf dem Markt. In der Regel wird mit Toner, Tinte oder Gel und teilweise auch mit Farbbändern gearbeitet.

• Toner: Laserdrucker arbeiten mit Toner und weisen einen recht niedrigen Preis pro Seite auf. Allerdings sind sie in der Anschaffung etwas teurer und für den Betrieb wird mehr Energie benötigt.
• Tinte: Die Seitenpreise sind meist etwas höher als bei der Arbeit mit einem Laserdrucker. Allerdings sind Tintendrucker in ihrem Energieverbrauch genügsamer.
• Gel: Geldrucker unterscheiden sich nur in geringem Maße von Tinte und Toner. Im Energiebereich ist ein Geldrucker mit einem Tintenmodell vergleichbar.

Kleiner Tipp: In der Regel sind Toner, Tinte und Co. teuer, wenn sie direkt vom Druckerhersteller gekauft werden. Deshalb greifen zahlreiche Nutzer zu kompatiblen Produkten alternativer Anbieter. Diese sind deutlicher günstiger und bieten eine ebenso hohe Qualität.

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3. Druckkosten berechnen und Geld sparen

Bevor Sie mit den Sparmaßnahmen beginnen können, müssen Sie eine Berechnung durchführen. Im ersten Moment hört sich das schwierig an, es ist jedoch eine einfache Aufgabe. Um Ihre Druckkosten kalkulieren zu können, benötigten Sie einen Stift, Papier und einen Taschenrechner. So können Sie mit Ihrem Druckkosten-Vergleich beginnen.

Berechnen Sie Ihre Druckkosten, um eventuelles Sparpotenzial zu erkennen.

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3.1. Zuerst Preis pro Seite berechnen

Hierzu schauen Sie sich Ihre Rechnungen an und vergessen Sie nicht die Steuern einzubeziehen. Teilen Sie den Betrag durch die Anzahl der Seiten im Paket. Bei günstigem Papier können Sie hier enorm sparen. Sie sollten allerdings dennoch auf die Qualität achten. Denn nicht selten ist besonders preiswertes Papier von minderer Qualität, sodass Sie mit starkem Oberflächenabrieb und unsauberen Schnittkanten rechnen müssen. Dies wiederum kann in einem unliebsamen Papierstau enden und Ihren Drucker sogar teils stark beschädigen.

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3.2. Im Anschluss Tintenkosten pro Seite berechnen

Diese Rechnung ist nicht ganz so einfach, da sie nur dann korrekt ist, wenn Sie zuvor einen Kontrolltest durchführen. Hinzu kommt, dass Hersteller bei der Tinte in Hinsicht auf die Anzahl der Seiten differenzieren, die Sie mit Patrone drucken können. Auch die prozentuale Deckung muss hierbei einkalkuliert werden. Sollte auf der Verpackung der Tinte „50 Seiten mit 100 Prozent Tintendeckung“ stehen, bedeutet dies, dass Sie 50 Seiten komplett schwarz drucken können, bis die Druckerpatrone vollständig aufgebraucht ist.

In der Regel wird jedoch eine 5 prozentige Tintendeckung angenommen. Insofern können mit der Tinte 750 Seiten nach obigem Beispiel gedruckt werden, bevor Sie sie ersetzen müssen. Das bedeutet, Sie müssen die Kosten der Tinte durch die Papieranzahl teilen. Danach addieren Sie Papier- und Tintenkosten. Diese Rechnung wird schwieriger, sobald farbige Ausdrucke hinzugefügt werden.

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3.3. Der Kontrolltest

Sollten Sie vorhaben, viele Kopien in nur einer Farbe zu drucken, kaufen Sie eine neue Druckerpatrone für den Drucker. Diese sollte mit der alten Patrone ausgetauscht werden. Führen Sie nun genau Buch darüber, wie viele Blätter Sie gedruckt haben, bevor die Tinte leer ist. Somit können Sie die oben genannte Rechnung erneut durchführen und überprüfen, ob Sie richtig lagen.

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3.4. Die Farbpalette bei Ihrem Drucker nicht außer Acht lassen

Dies ist natürlich nur der Fall, wenn Sie einen Farb-Drucker besitzen. Bei dem Kontrolltest finden Sie heraus, wie viele Seiten Sie drucken können, bevor die Tinte leer ist. Allerdings verfügen viele Dateien über eine unterschiedliche Farbpalette. Insofern nutzt eine Datei mehr Blau, wiederum eine andere mehr Gelb. Auch Mischfarben, wie Grün aus Cyan und Gelb, spielen eine entscheidende Rolle.

Es ist somit schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, genau herauszufinden, wie viele Seiten Sie mit einer Farbe drucken können. Generell gilt: Je höher die Qualität Ihrer Ausdrucke sein soll, desto mehr Tinte oder Toner wird verbraucht und desto höher werden auch die Druckkosten.

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3.5. Druckkosten pro Seite berechnen

Die meisten Drucker haben eine festgelegte Seitenanzahl, die sie drucken können, bevor ein neues Gerät notwendig ist. Diese Werte weichen jedoch stark voneinander ab und richten sich ebenso nach den Anwendungsbereichen.

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3.6. Druckkosten an folgenden Punkten festmachen

Möchten Sie Ihre Druckkosten berechnen, müssen sowohl die Papierkosten pro Seite als auch die Tintenkosten pro Seite einbeziehen. Die erhaltene Summe gibt den Wert der Materialkosten pro gedruckter Seite wieder. Natürlich gibt es auch einfachere Möglichkeiten, Ihre Druckkosten im Blick zu behalten.

Mittlerweile gibt es im Internet spezielle Druckkosten-Vergleiche, die Sie in Anspruch nehmen können. Ein Preisvergleich arbeitet im Grunde wie die oben genannten Schritte, allerdings müssen Sie die einzelnen Berechnungen nicht per Hand durchführen. Hinzu kommt, dass Sie häufig Ihr spezielles Druckermodell eingeben können, unwichtig ob von Canon, Epson oder Brother oder einem anderen Hersteller. Insofern erhalten Sie ein recht genaues Ergebnis.

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4. Tipps, um Druckkosten zu senken

In manchen Fällen entstehen erschreckend hohe Kosten, die nicht sein müssten. Es gibt diverse Möglichkeiten, den Druckvorgang zu optimieren und somit die Druckkosten dauerhaft zu reduzieren. In der Regel gehen viele mit dem Drucker eher unbedacht um. Es werden verschwenderische Überschriften, gigantische Bilder und Kleinigkeiten gedruckt, die Sie ebenso schnell auf einen Zettel hätten schreiben können.

Genau solche Faktoren führen dazu, dass Ihre Druckkosten in die Höhe schnellen. Um dies zu vermeiden, haben wir einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.

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4.1. Sparsame Geräte

Schon beim Kauf des Druckers beginnt die Sparpolitik. Entsprechend sollten Sie genau auf die Angaben des Geräts achten und sich nicht von einem niedrigen Kaufpreis locken lassen. Gerne bieten die Hersteller ihre Drucker zu günstigen Preisen an. Die damit eingebüßten Gewinne holen sich die Druckerproduzenten aber durch hohe Preise für das entsprechende Verbrauchsmaterial wieder herein. Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, sollten Sie die Preise der Drucker im Vorfeld miteinander vergleichen.

Tipp: Beziehen Sie in Ihre Kalkulation auch Auflösung, Druckvolumen und Co. ein, um den passenden Drucker zu finden.

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4.2. Webseiten kopieren

Oftmals werden nicht nur selbsterstellte Dokumente ausgedruckt, sondern auch Webseiten. Um sich Mühe zu ersparen, klicken Sie einfach auf die Option „Drucken“ im Webbrowser. Allerdings sollten Sie hierbei bedenken, dass Sie jede Kleinigkeit, die sich auf der Webseite befindet, mit ausdrucken, auch wenn Sie diese nicht benötigen. Selbst, wenn Sie sich nur für einen kurzen Artikel interessieren, wird alles ausgedruckt, was auf der Seite zusätzlich angezeigt wird. Schnell kann so eine hohe Verschwendung von Materialien entstehen.

Am besten kopieren Sie die gewünschte Textpassage mit wenigen Klicks in ein Word-Dokument. So werden nur die Informationen ausgedruckt, welche Sie für relevant befinden und kopiert haben, wodurch Sie Papier und Tinte bzw. Toner sparen. Gleichermaßen die Ausdrucke geordneter und professioneller. Achtung! Lassen Sie sich vor dem Druck eine umfassende Druckvorschau anzeigen, damit Sie kostenintensive Fehldrucke vermeiden.

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4.3. Verkleinerungsfunktion nutzen

Sind besonders große Buchstaben, die viel Platz einnehmen und in Summe viel Geld kosten, tatsächlich immer notwendig? Oftmals wird in der Tat mit viel zu großen Buchstaben gearbeitet, obwohl auch kleinere Schriftgrößen gut lesbar sind. Deshalb sollten Sie mit der Verkleinerungsfunktion arbeiten. Sollten Sie Angst haben, dass Sie die Buchstaben im Anschluss nicht mehr erkennen können, können Sie das Dokument vor dem Druck in der Druckvorschau oder Seitenansicht genauer ansehen.

Wichtig ist, dass Sie die Lupe auf 100 Prozent stellen, da dies die reale Größe einer Seite ist. Sollten Sie die Buchstaben gut erkennen können, können Sie mit dem Druck fortfahren.

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4.4. Doppelseitig drucken

Mit der Funktion „2 Seiten pro Blatt“ können Sie hohe Papierkosten sparen. Sie müssen lediglich nach dem Ausdruck der ersten Seite Ihr Papier wenden und es erneut zum Druck freigeben. Insofern werden Vorder- und Rückseite bedruckt und Sie sparen sich ein ganzes Blatt. Das klingt nicht viel, aber auf Dauer sparen sie viel Geld. Drucker mit Duplex-Funktionen erledigen das Wenden dabei automatisch, sodass Sie nicht weiter tun müssen, als diese Option einzustellen.

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4.5. Die richtige Schriftart verwenden

Sie denken, die Schriftart ist unwichtig und kann die Druckkosten nicht beeinflussen? Zwar macht die Schriftart tatsächlich einen eher kleinen Teil der Druckkosten aus, doch auf lange Sicht kann damit viel Geld gespart werden. Deswegen sollten Sie dünne Schriftarten wie beispielsweise „Century Gothic“ verwenden. Diese ist ideal, wenn Sie Ihre Druckkosten reduzieren möchten. Vor anderen beliebten Schriftarten wie „Arial“ oder „Tahoma“ sollte dagegen weitestgehend Abstand genommen werden, da diese relativ viel Tinte verbrauchen.

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5. Weiterführende Informationen rund um Drucker

• Druckerarten in der Übersicht
• Drucker reinigen
• Laserdrucker reinigen
• Druckkopf reinigen
• Druckerprobleme beheben

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